- Zadania i czynności robocze.
Można się spotkać z innymi nazwami tego zawodu: szef biura, asystentka, referentka. Sekretarka przede wszystkim organizuje prace sekretariatu oraz pomaga w organizacji biura przełożonego. Powinna być bardzo dobrze poinformowana, co się dzieje w firmie. Jej funkcja to „prawa ręka szefa”. Z tego powodu musi być dyskretna, aby niektóre informacje niepożądane nie wypłynęły w niepowołane ręce. Wyróżnia się kilka stanowisk sekretarki w hierarchii firmy: sekretarka w firmie prywatnej, sekretarka w dużym zakładzie przemysłowym, sekretarka w urzędzie, sekretarka w instytucie naukowym, sekretarka w dużej firmie prywatnej, sekretarka w redakcji. Teoretycznie każde miejsce pracy posiada tę samą specyfikę i podobne funkcje, jednak każde stanowisko różni się drobnymi czynnościami. Do zadań sekretarki należy organizowanie pracy swoim przełożonym. Układa im plan dnia, prowadzi kalendarz spotkań. Logistycznie układa jego spotkania z ważnymi personami; klientami i kontrahentami. Pilnuje umówionych spotkań, terminów, dba o porządek w gabinecie i sekretariacie. Sekretarka pełni funkcje reprezentacyjne. Musi wyglądać ładnie i estetycznie. Powinna być elokwentna i kontaktowa, gdyż ma kontakt z ludźmi, którzy spotykają się z właścicielem firmy. Zajmuje się gośćmi pod nieobecność szefa, zabawia ich rozmową, sprawia, by nie odczuli dyskomfortu czekania. Prowadzi rozmowy telefoniczne z szefem i jego klientami i wspólnikami. Przygotowuje dokumenty dotyczące firmy, roznosi potrzebne akta do danych działów. Pośredniczy pomiędzy szefem a pracownikami firmy. Wymaga się od osoby będącej na tym stanowisku dobrej znajomości języka obcego. Najczęściej wymaga się umiejętności biegłej znajomości języka zachodnioeuropejskiego w mowie i w piśmie. Taki wymóg jest spowodowany tym, że biznes nie już zasięgu jedynie krajowego. Gospodarka się rozwija rozszerza swoje horyzonty. Sekretarka ma częsty kontakt z cudzoziemcami podczas zwykłych spotkań oraz na oficjalnych spotkaniach.
CV sekretarka
List motywacyjny dla sekretarki
Podanie o pracę sekretarki
- Środowisko pracy.
Sekretarka pracuje w biurze, a dokładniej w sekretariacie. Tam przemieszcza się sporo ludzi, którzy chcą się skontaktować z szefem. Sekretarka przeważnie pracuje w pozycji siedzącej. Jednak pozycja stojąca też jest dla niej na porządku dziennym. Wbrew pozorom ta praca wymaga sprawności fizycznej i zdrowia. Sekretarka jest narażona na uszkodzenia narządu wzroku. Może to być spowodowane złym oświetleniem, bądź ciągłą pracą przy komputerze, albo przy dokumentach. Oprócz tego może mieć problemy z kręgosłupem. Do długich latach pracy lekarz może postawić diagnozę: zwyrodnienie kręgosłupa.