- Zadania i czynności robocze.
Inną nazwą zawodu jest koordynator. Jednym ze stanowisk wchodzących w skład tego zawodu jest stanowisko zajmujące się organizacją szkoleń i konferencji. Podstawowym zadaniem organizatora usług turystycznych jest techniczna obsługa szkoleń, konferencji, kongresów, imprez jubileuszowych itp. Imprezy są zlecane przez instytucje państwowe, jak i prywatne, praz stowarzyszenia, instytuty naukowe, towarzystwa formalne i nieformalne. Relewantnym zadaniem organizatora usług turystyki jest utrzymywanie kontaktów z klientami oraz nawiązywanie i podtrzymywanie z nimi kontaktów. Przyświeca temu cel, by posiadać potrzebne sprzęty, wykorzystywane podczas szkoleń: rzutniki, projektory, kabiny dla tłumaczy, sprzęt video, pomieszczenia: sale konferencyjne. Swoje kontakty organizator powinien utrzymywać z agencjami tłumaczy, hostessami, pilotami, przewodnikami, przewoźnikami, kasjerami. Organizator prowadzi kartoteki klientów, dzięki którym ma uporządkowane adresy, może z nimi korespondować. W ten sposób przyczynia się do optymalizacji przedsiębiorstwa. Dodatkowo ma za zadanie śledzić kalendarz imprez organizowanych w kraju oraz w zasięgu firmy. Szuka międzynarodowych konferencji, szkoleń, poznaje najnowsze technologie z dziedziny komunikacji. Rozmowa z klientem jest najważniejszym zadaniem organizatora usług turystyki. Powinien poznać jego potrzeby i dostosować je do oferowanych usług. Podczas rozmów ustala budżet omawianej sprawy, lokalizację, ilość uczestników, datę, catering, propozycje spędzania wolnego czasu. Organizator powinien mieć jakąś alternatywę bądź kilka opcji proponowanego planu od najtańszego do najdroższego. Gdy zostaną omówione z klientem te punkty programu, organizator zabiera się do organizacji imprezy. Wtedy musi zatrudnić sztab ludzi, którzy pomogą mu w realizacji wydarzenia. Nadzoruje ich prace, jednocześnie zachowuje kontakt ze zleceniodawcą. Ponadto sporządza listę gości, uczestników, wysyła zaproszenia, przygotowuje materiały szkoleniowe.
http://startcv.pl/wzor/cv-organizator-uslug-turystyki
http://startcv.pl/wzor/list-motywacyjny-organizator-uslug-turystyki
http://startcv.pl/wzor/podanie-o-prace-organizator-uslug-turystyki
- Środowisko pracy.
Praca koordynatora odbywa się w różnych miejscach: w biurze, plenerze, salach konferencyjnych, hotelach, imprezach, szkoleniach itp. Organizator musi się szybko przemieszczać i dużo komunikować z klientami i kontrahentami. Dostaje do dyspozycji komputer, telefon, fax, samochód. Ma również do dyspozycji podróże samolotami, pociągami, taksówkami, statkami itp. Praca wymaga dużej sprawności fizycznej, gdyż trzeba się liczyć z dużą ilością wyjazdów, które obligują zmiany czasowe, nowe, nieznane miejsca, dobrą orientację, odporność fizyczną, jak i psychiczną, a także dyspozycyjność. . W tym zawodzie potrzebna jest umiejętność szybkiego nawiązywania kontaktów i utrzymywania ich. Kierownik powinien być otwarty na nowych klientów i pozyskiwać ich dzięki swoim zdolnościom retorycznym, prezentacyjnym, wystąpieniom. Kierownik pracuje w grupie. Powinien się cechować zdolnościami przywódczymi, komunikacyjnymi i interpersonalnymi. Nadzoruje pracę swojego zespołu, motywuje ich do większej kreatywności i skutecznej, twórczej pracy. Ponadto koordynator w pewnym sensie powinien być indywidualistą, który na podstawie swoich doświadczeń sam projektuje szkolenie, konferencję, tak by się podobała uczestnikom. Teoretycznie organizator pracuje około 6-9 godzin dziennie. Te godzinny nie są stałe, zależą od wykonywanej pracy i od intensywności branych zleceń. Gdy praca odbywa się w biurze, wtedy godziny pracy rzeczywiście są stałe. Kiedy nadchodzi czas realizacji imprezy, czas pracy się wydłuża(może nawet trwać od 6 rano do 1 w nocy).
- Wymagania psychologiczne, wymagania fizyczne i zdrowotne, warunki podjęcia pracy w zawodzie.
Relewantne cechy organizatora usług turystycznych i pokrewnych, bądź koordynatora to: solidność, szybkość, dokładność, fantazja i wyobraźnia. Wymaga się dobrego planowania, organizacji pracy, zdolności do logicznego i kreatywnego myślenia. Przyszły pracownik musi się liczyć z szybkim tempem pracy: realizowanie kilku zleceń w jednej chwili, szukanie alternatywnych rozwiązań do nietypowych problemów, szybkiej zmiany techniki działania. Aby podołać tym wymaganiom ważne są cechy takie jak: niezależność, kreatywność, samodzielność, zdolność argumentowania, dowodzenia, umiejętności rozmowy z kontrahentami, skuteczne negocjowanie. Otwartość, wysoka kultura osobista, znajomość zasad savoir vivre’u, łatwość nawiązywania kontaktów z ludźmi wpływają na przyjęcie osoby posiadającej te cechy na stanowisko koordynatora. Osoba powinna mieć dobre zdrowie i doskonałą sprawność fizyczną. Te wymogi są związane z charakterem pracy koordynatora. Osoba na tym stanowisku zażyje sporo ruchu, gdyż ciągle podróżuje i przemieszcza się z miejsca na miejsce. Ważna jest sprawność wszystkich narządów: wzroku, słuchu, smaku- podczas układania jadłospisu. Praca jest obciążona dużym stresem i zmęczeniem. Warunkiem do wykonywania tej pracy jest minimum średnie wyksztalcenie. Chociaż obecnie pracodawcy wola przyjmować na to stanowisko osoby z wyższym wykształceniem. Bardzo ważne są ukończone kursy, szkolenia z zakresu organizacji imprez oraz bogate doświadczenie.
- Możliwość awansu w hierarchii zawodowej, możliwość podjęcia pracy przez dorosłych, zawody pokrewne, polecana literatura.
Awans na tym stanowisku jest zależny od miejsca pracy. Małe firmy raczej nie stwarzają możliwości awansu. Inna sprawa dotyczy dużych przedsiębiorstw, korporacji, które mają dużo zleceń. Jako awans można traktować zwiększenie liczby obowiązków, a co za tym idzie większe wynagrodzenie i dodatkowe profity. Można przechodzić z działu do działu. Jako za awans można również traktować podjęcie pracy w prestiżowej firmie. Możliwości podjęcia pracy na stanowisku koordynatora są ograniczone. Istnieją bariery wiekowe. Bardzo trudno dostać pracę wśród młodych ludzi, gdyż wymagane jest doświadczenie. Osoby po 45 roku życia także mają problem ze znalezieniem pracy w tej branży, gdyż nie będą miały tyle siły na tempo tej pracy. Druga barierą jest płeć. Najczęściej w tym zawodzie pracują kobiety, które wykazują lepszą umiejętność organizacji niż mężczyźni. Zawodami pokrewnymi są: sekretarka, pilot wycieczek, organizator obsługi turystycznej itd.
- Możliwości zatrudnienia oraz płace.
Zawód zaczął od niedawna zyskiwać na popularności, pomimo że istnieje w Polsce od 30 lat. Taki wzrost popularności jest uzależniony od wiedzy o zarobkach osób wykonujących ten zawód oraz o profitach, które niesie ta branża. Wzrost organizowanych szkoleń, konferencji także przyczynił się do popularności tego zawodu. Z roku na rok rośnie zapotrzebowanie na osoby, mające predyspozycje do wykonywania zawodu koordynatora. Pracę można znaleźć w małych, dużych firmach, korporacjach, w ośrodkach szkoleniowo-konferencyjnych, w biurach turystycznych. Istnieje również możliwość założenia własnej firmy, proponującej usługi z zakresu organizacji imprez. Najłatwiej pracę znaleźć w dużych ośrodkach miejskich tj: Warszawa, Wrocław, Poznań, Kraków. Tam organizuje się najwięcej imprez.